11 Langkah Sukses Menjalankan Event dan Client pun senang

Hai Para Pembaca Setia ,

kali ini saya akan membahas mengenai beberapa langkah yang harus di perhatikan agar event yang akan kita jalankan berjalan dengan lancar , kadang banyak dari pelaku event tidak memperhatikan detail langkah – langkah ini dan hanya mengganggapnya menjadi masalah biasa, berikut saya coba share apa yang pernah saya kerjakan dan menjadi pengalaman berharga buat saya 

1.  Mendapat dan Mengerti Detail Acara / Event
Sebelum memulai melakukan Persiapan event , biasanya kita akan mendapatkan brief dari client atau perusahaan yang ingin membuat suatu event atau acara , terkadang beberapa client yang tidak memberikan secara detail acara yang diinginkannya, disini kreatifitas kita yang akan di uji bagaimana mengemas acara ini menjadi luar biasa. Dari pihak kita harus bisa lebih mengarahkan dan memberikan masukkan yang baik ke client kita sehingga apa yang kita ingin jalankan sesuai dengan keinginan client kita.  Ada pula beberapa client yang sudah terbiasa membuat event, menjelaskan detail eventnya dengan sangat kritis sekali, terkadang yang belum terbiasa menjalankan sebuah event dengan tipe client seperti ini , akan lebih diuji ketelitian nya dan kesigapan nya. Setelah kita mengerti detail acaranya kita dapat menjalankan Preparation Event secara baik dan benar sesuai kemauan si client.

2.      Waktu Preparation sebelum Acara
setelah dapat Detail Brief dari si Client , Kita harus membuat durasi waktu preparation eventnya , sehingga semua kebutuhan saat event bisa terakomodir dengan baik , inget durasi waktu ini bukan cuma sebagai formalitas kita, tapi kita WAJIB mendisiplinkan diri kita mengikuti waktu yang telah kita buat sendiri, karena 1 item telat atau tidak sesuai waktu yang kita anggarkan itu akan berdampak ke item lainnya.

3.      Sesuai Alokasi Budget yang di setujui oleh Client / Perusahaan
Budget Menentukan seberapa mewah dan meriahnya suatu acara yang akan kita buat, Anggaran Budgetnya harus sesuai dengan kebutuhan event yang di inginkan oleh si client , Biasanya si client pengen eventnya itu mewah , dengan budget murah dan permintaan event yang tidak di duga – duga , NOTE : jangan pernah sekali – kali kita berasumsi mengenai  Anggaran Budget yang kita buat, Pastikan Harga harga yang kita masukin sudah sesuai dengan harga yang kita dapat dari vendor , Inget jangan pernah berasumsi dengan harga ( Pengalaman Pribadi saya  yang tidak pernah lupa hehe ), kalau harganya di atas taksiran kita sih gpp , tapi kalau dibawah harganya bisa boncos kita , dan hal yang paling penting lagi pastikan item – item yang kita masukkan di dalam budget sesuai dengan permintaan client kita.

4.      Checklist Property dan Kebutuhan Event
Seberapa pentingnya checklist property dan kebutuhan event kita? Ini penting banget , berdasarkan pengalaman masih banyak orang yang menyepelekan checklist huhuhu....., padahal dengan checklist kita bisa tau apa saja yang sudah kita siapkan dan apa saja yang belum kita siapkan. Idealnya H-3 sebelum Event kita sudah melakukan checklist dan progressnya sudah 80 %

5.      Susunan Panitia & Pembagian Job Desk

Setiap event pasti akan ada pelaku yang bekerja didalamnya , biasanya kita sebut dengan panitia penyelenggara, dalam setiap event ini merupakan ujung tombak dari kegiatan event yang akan dijalankan, biasanya kebutuhan panitia sesuai dengan besar kecilnya sebuah event , jika eventnya besar pasti kita membutuhkan panitia yang besar juga, yang perlu diperhatikan adalah kita harus menseleksi setiap panitia yang akan berkecimpung di event ini dan sesuai dengan kemampuan setiap orangnya dan sesuai dengan Jobdesknya pula. Jangan pernah sekali – kali merekrut panitia yang tidak sesuai dengan kebutuhan event kita , dijamin pasti tidak akan sesuai dengan apa yang kita harapkan. Jadi belajarlah untuk menyusun Panitia yang sesuai dengan kemampuan dan kebutuhan event kita.

6.      Briefing Panitia
Wajib Dilakukan sebelum Event dilaksanakan kita mengadakan Briefing Panitia atau team, gunanya banyak sekali, karena Cuma kita dan tuhan yang tau , panitia yang lainnya tidak akan tau seperti apa bentuk eventnya , mekanisme eventnya , susunan acara eventya kalau tidak kita share ke semua team atau panitia yang terlibat. Jadi ini merupakan ritual wajib agar semua panita yang terlibat mengerti dan mempunyai gambaran seperti apa event yang akan di selenggarakan , Note : jika ada SPG sebaiknya harus di seleksi dan di adakan roleplay saat briefing , agar sesuai dengan kemauan kita di si client

7.      Waktu Set up / Loading in di lokasi event / acara

Inilah waktu dan tenaga kita di upgrade lagi , dengan sebagian tenaga kita sudah dipakai untuk preparation event, kita juga harus men set up kebutuhan event kita di lokasi acara , seperti panggung , backdrop , soundsystem , lighting dll. Yang harus kita pikirkan disini start kita melakukan loading in agar sesuai dengan waktu yang kita anggarkan untuk set up produksi dan property event kita. Karena bahayanya jika 1 item telat maka akan mengganggu item yang lainnya.

8.      Checklist Property dan Kebutuhan di setiap Area & GLADI RESIK

Kita tidak boleh senang dulu , belum tentu apa yang sudah kita set up dan kita susun di lokasi acara sudah sesuai dengan kebutuhan event kita , Wajib banget kita menchecklist ulang property dan kebutuhan di setiap area event kita , biasanya sih printilan yang kecil – kecil yang sering terlewatkan.
Jika ada performance atau artist wajib hukumnya kita melakukan GR ( Gladi Resik ) , agar saat acara sudah sesuai dengan konsep event yang kita buat.

9.      ACARA / EVENT
Waktu yang ditunggu tunggu telah tiba, disini sebagian konsentrasi kita di pertaruhkan ( lebay bgt yaaakk ) tapi emang bener siih , kita sudah mempersiapkan persiapan event kita dengan baik , tapi kalau saat event berantakan, Preparation yang kita lakukan sia sia, karena si client akan melihat Rentetan acara nya. Walaupun disetiap event yang kita jalankan pasti ada sedikit kesalahan tapi kita usahakan semuanya berjalan sesuai apa yang kita harapkan, 1 kunci yang wajib kita perhatikan adalah Rundown acara harus di kuasai benar benar oleh kita dan panitia lainnya, Panitia juga harus di tempatkan sesuai dengan pembagian tugasnya agar membantu kita saat event berlangsung

10.  Evaluasi Event & Team
Waktu yang berdebar – debar sudah terlewatkan, Harapan kita adalah sukses dalam rangkaian acaranya. Setelah event selesai kita harus mengevaluasi hasil acara kita apakah sudah sesuai dengan konsep eventnya , sehingga event berikut nya kita sudah tahu kekurangan dalam event ini , dan dapat lebih baik lagi dikemudian hari.

11.  Report Dokumentasi Event
Report Dokumentasi merupakan bagian dari service kita terhadap si client, karena ini akan menjadi Report si client ke atasanya atau ke perusahaannya, yang wajib kita perhatikan dari Report kita adalah kita buat dari awal preparation , waktu set up ( Loading in ), dan Main Eventnya serta Dokumentasi Loading out bisa kita masukkan kedalam report kita , sehingga client pun mendapatkan Report yang detail dari kita selaku pelaksana eventnya sesuai dengan Brief event yang di jelaskan si client ke kita.

11 Langkah sukses ini lah yang membuat event kita berjalan sesuai dengan konsep yang diinginkan si client dan client pun senang , semoga artikel ini membantu para pembaca untuk terus berkarya di bidang ini.( A.Fauzan)

Written by: Ahmad Fauzan

TERIMAKASIH, Updated at: 05:50:00